NORMAS ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001

Implantación, mantenimiento y auditoría interna de Sistemas Integrados de Gestión según ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001

Un Sistema Integrado de Gestión es una herramienta que permitirá a su empresa unificar los requisitos comunes de las normas de referencia para crear sinergias entre sí y mejorar el desempeño en materia de Calidad, Medio ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo.

La implantación de un Sistema Integrado de Gestión conforme a ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 le permitirá abordar de forma transversal los beneficios de estas normas y, además, le dotará de un marco de referencia para abordar iniciativas de desarrollo sostenible.

Sistemas de gestión

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¿Qué beneficios aporta un Sistema Integrado de Gestión?

Ahorro de costes

Debido a la existencia de requisitos comunes, estos se pueden abordar bajo una misma metodología reduciendo costes económicos y de tiempo.

Mejora reputacional

Abordar múltiples materias ayuda a mejorar la imagen corporativa ya que se proporciona una representación comprometida con las bases del desarrollo sostenible.

Simplificación documental

Muchos requisitos se pueden abordar bajo documentos comunes, lo que reduce y simplifica la carga documental del Sistema de Gestión.

Mejora en la gestión de procesos

Al unificar criterios, se puede obtener una visión de 360 grados sobre los procesos de la organización, considerando aspectos que pueden interaccionar entre sí.

Asegura el cumplimiento legal

Con el control centralizado de la legislación para estas tres materias, se consigue un aseguramiento de la legislación aplicable a todas las actividades de la organización.

Mejora la resiliencia de la organización

Al disponer de un enfoque multidisciplinar, se tienen en cuenta todos los factores que pueden poner en peligro a la organización y sus actividades.

ISO 9001

Gestionar y controlar de manera más eficaz todos los procesos, áreas y actividades de la empresa.

Optimizar sus recursos y reducir los errores, lo que supone un ahorro de costes para su organización.

Aumentar la satisfacción de sus clientes y partes interesadas.

Mejorar su competitividad.

Diferenciar su producto / servicio.

ISO 45001

Controlar de manera eficaz los riesgos asociados con las actividades de su organización.

Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales de aplicación.

Reducir la siniestralidad.

Integrar la prevención en todos los niveles y funciones de la organización.

Mejorar las condiciones laborales de sus empleados.

Aumentar la captación y retención de talento

Reducción de costes asociados al absentismo y presentismo

ISO 14001

Prevenir , reducir y controlar los impactos ambientales asociados a sus actividades, productos y servicios.

Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales de aplicación en materia medioambiental.

Mejorar el desempeño ambiental.

Ahorrar costes mediante la optimización de consumos y la reducción de residuos.

Mejora en la imagen corporativa.

Adaptar la norma a la organización y
no la organización a la norma

Desde nuestro departamento de SISTEMAS le ofrecemos asesoramiento técnico para el diseño e implantación de un sistema de gestión que cumpla los requisitos de la norma de referencia y se adapte a las necesidades particulares de su organización. Partiendo de la premisa “adaptar la norma a la organización, y no al revés” nuestros técnicos cualificados en las normas de referencia le ayudarán en el proceso para implantar un sistema de gestión:

PERSONALIZADO
Adaptamos la norma a la organización, y no al revés, de manera que se implanten los requisitos en base al conocimiento y operativa previos de la organización.

SENCILLO
Diseñamos sistemas de gestión prácticos y ágiles, huyendo de estructuras documentales complejas y de registros innecesarios.

CONFORME
Aseguramos el cumplimiento de los requisitos de la(s) norma(s) de referencia y le asesoramos para el cumplimiento de la legislación aplicable.

CONSTRUCTIVO
Ponemos el foco en la mejora continua, buscando la optimización de los procesos y la mejora del desempeño de la organización.

Realizamos todas las actividades necesarias para conseguir la certificación de su sistema de gestión

  • DIAGNÓSTICO PREVIO
  • ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
  • REUNIONES PRESENCIALES PARA LA IMPLANTACIÓN
  • FORMACIÓN DEL PERSONAL IMPLICADO EN EL PROYECTO
  • AUDITORÍA INTERNA.
  • ACOMPAÑAMIENTO EN AUDITORÍA EXTERNA.

Normas ISO

¿Qué son las normas ISO?

Las normas ISO son documentos que recogen requisitos o especificaciones para productos, servicios, empresas u organizaciones y que son ampliamente aceptados por los clientes y el mercado. Estas normas son el fruto del consenso de los países miembros de la International Standard Organitation (ISO) y recogen el mejor conocimiento disponible a nivel mundial.

¿Qué tipos de normas ISO existen y cuales son las más demandadas?

Las normas ISO tratan prácticamente cualquier materia, esto es debido a la cantidad de comités existentes, pudiendo encontrar desde la existencia de un estándar para nombrar la talla de la ropa en función de sus dimensiones, hasta normas sobre la gestión de la calidad.

Dentro de estas, las normas ISO más demandadas son:

ISO 45001 Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Provee pautas para disponer de espacios y condiciones de trabajo seguras para los trabajadores, reduciendo incidentes y mejorando la salud de los trabajadores

ISO 22000 Sistemas de gestión de la inocuidad de los alimentos

Establece los requisitos que garantizan la inocuidad y seguridad de los alimentos a lo largo de toda la cadena de la vida del producto

ISO 27001 Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información

Constituye un conjunto de buenas prácticas con el fin de mejorar la seguridad de la información

ISO 50001 Sistemas de gestión de la energía

Crea un marco de gestión eficiente de la energía para el negocio

¿Las normas ISO son obligatorias?

Las normas ISO son voluntarias, salvo alguna de ellas en algún sector específico.

Actualmente existen empresas que incluyen como requisito en sus procesos de selección de proveedores que estos tengan su Sistema de Gestión certificado por alguna norma ISO. Esto les asegura el cumplimiento legislativo y el enfoque de la empresa hacia la mejora continua.

Dependiendo de los sectores, las más comunes son: ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.

¿Qué beneficios tienen las normas ISO?

Al recoger el mejor conocimiento disponible, las normas crean un marco de trabajo (Framework) basado en buenas prácticas que se articulan en una serie de requisitos. Estos requisitos suelen decir qué hacer, pero no cómo, ya que cada negocio es diferente, la propia organización debe adaptar la norma a sus particularidades, empleando las herramientas con las que se sientan más cómodos.

Como consecuencia, ayudan a:

Estandarizar y mejorar procesos

Aseguramiento de la calidad de los productos y servicios

Reducción, eliminación y control de riesgos en el negocio

Herramienta para comunicar una imagen corporativa alineada con la excelencia

¿Cómo es el proceso de certificación de un sistema de gestión?

Primero, la organización debe tener implantado un sistema de gestión que cumpla con los requisitos de la norma y, además, haber realizado una auditoría interna y una revisión por la dirección. Para este punto, se pueden utilizar consultoras especializadas que acompañen a la empresa durante todo el proceso o emplear recursos internos.

Teniendo todo lo anterior preparado, la organización debe pedir oferta a las entidades certificadoras que se encuentren acreditadas para ejercer como tal. En España, ENAC es la encargada de acreditar a las certificadoras, dentro de su página web https://www.enac.es/web/enac puede encontrar una relación de entidades certificadoras.

A demás, a nivel internacional, existen organismos homólogos a ENAC, como son: COFRAC, DAkkS o UKAS, por ejemplo.

Una vez aceptada la oferta, un equipo de la entidad certificadora llevará a cabo una auditoría externa de certificación que consta de: FASE 1 - Análisis inicial. FASE 2 - Revisión en profundidad, en las cuales se comprobará:

Si el sistema de gestión es adecuado

Si cumple con los requisitos de las normas de referencia

Si se cumplen las disposiciones legales de aplicación

Una vez realizada la auditoría, la entidad certificadora entregará un informe con los hallazgos de esta. En caso de haber encontrado deficiencias, será necesario emitir un plan de acciones correctivas orientadas a solucionar el origen de dichos hallazgos.

Cuando la auditoría ha sido exitosa o se ha cumplido con el plan de acciones correctivas, la entidad emitirá un certificado en el que se da fe del desarrollo del sistema de gestión.

La certificación tiene una vigencia de 3 años, durante los cuales la organización deberá ser auditada según el siguiente ciclo:

Auditoría Ejemplo
Auditoría de certificación 3 de marzo 2020
Auditoría de seguimiento 3 de marzo 2021
Auditoría de seguimiento 3 de marzo 2022
Auditoría de recertificación 3 de marzo 2023
Auditoría de seguimiento 3 de marzo 2024
Auditoría de seguimiento 3 de marzo 2025
Auditoría de recertificación 3 de marzo 2026

¿Es importante obtener una certificación?

La certificación significa que una tercera parte independiente da la conformidad del sistema de gestión.

Es importante destacar que, el certificado no es un fin en si mismo, sino un medio. El verdadero valor que se añade en el proceso de certificación es la detección de puntos de mejora y la comprobación de que su organización está alineada con la mejora continua.

Implantación, auditoría y mantenimento

icon Sis Gestion 1

Implantación de
sistemas de gestión

Analizamos el estado actual de la organización respecto a las normas ISO.

Elaboramos la documentación necesaria

Ayudamos a implementar las metodologías de trabajo

Recomendamos mejoras en los procesos

icon Sis Gestion 2

Auditoría
interna

Planificamos y designamos un equipo auditor que tenga la competencia requerida

Llevamos a cabo la auditoría interna comprobando el grado de cumplimiento de las normas

Emitimos un informe con los hallazgos encontrados y recomendaciones

icon Sis Gestion 3

Mantenimiento
de sistema de gestión

Revisamos la documentación y los procesos de la empresa

Proponemos mejoras y acordamos el plan a seguir con los responsables

Realizamos los cambios, mejoras y actualizaciones necesarias

Implantación

¿En qué Consiste la implantación de un sistema de gestión?

La implantación de un sistema de gestión consiste en la puesta en funcionamiento de procesos necesarios para gestionar el negocio desde el punto de vista de las diferentes normas ISO, ya sea calidad, medioambiente, Seguridad alimentaria, Eficiencia energética o Seguridad y Salud en el Trabajo.

Dichos sistemas serán conformes con los requisitos legales y los requisitos de las normas ISO de referencia.

¿Cuanto cuesta implementar un sistema de gestión?

El precio de la implementación de un sistema de gestión viene en función del tamaño de la empresa y en la complejidad de los procesos de la cadena de valor. Es necesario diferenciar el coste de implementación del coste asociado a programas de mejora que surjan a través de este sistema de gestión, ya que es posible detectar una oportunidad de mejora para un programa de capacitación de empleados que repercuta positivamente en el negocio. En todo caso, la dirección será quien decida cuantos recursos emplear para obtener el resultado deseado.

¿Cuanto tiempo se tarda en implementar un Sistema de gestión?

Por norma general, se suelen tardar de 4 a 6 meses, en la mayoría de casos, pero depende de las características de cada empresa, en consecuencia pueden ser periodos más cortos o más largos. Por ejemplo, si existe urgencia por un concurso público, se pueden destinar más recursos de personal al equipo consultor para cumplir los plazos

Auditoría

¿Qué es una auditoría interna?

La auditoría interna es la comprobación de que el sistema de gestión se encuentra correctamente implementado, para ello se revisarán procesos, procedimientos y registros con el fin de encontrar hallazgos que demuestren el estado conforme o no del sistema de gestión frente a los requisitos legales y de las normas ISO.

Además, el equipo auditor emite un informe con las notas de auditoria y hallazgos, tanto negativos como positivos, con el fin de proporcionar una visión independiente que ayude a la empresa para orientar la gestión del negocio en lo estratégico y operativo

¿Cuántas jornadas de auditoría suelen realizarse?

Las jornadas de auditoría se ofertan dependiendo del numero de auditores, de la cantidad de normas ISO, la complejidad de la actividad de la empresa, de su tamaño y si esta realiza trabajos en clientes.

Por tanto es complicado definir una cifra exacta, por norma general en situaciones de multinacionales altamente complejas, se emplean semanas, lo habitual es que no sea algo tan excesivo y siempre se intente cuadrar jornadas razonables que no excedan y sean inferiores a una semana para no interrumpir el flujo de trabajo habitual, siempre teniendo en cuenta las necesidades de la empresa.

Mantenimiento

¿Cómo es el mantenimiento del sistema de gestión?

Los sistemas de gestión tienen un enfoque hacia la mejora continua, por tanto, existen documentos que deberán ser revisados, modificados y actualizados periódicamente según sea necesario junto con las diferentes metodologías de trabajo. Por otro lado, conforme pasa el tiempo, tal vez sea preciso retocar e ir amoldando el sistema de gestión a las circunstancias cambiantes del negocio.

¿Ocupa mucho tiempo el mantener un sistema de gestión?

Si todas las personas que forman la organización contribuyen al sistema de gestión, no tiene por que consumir un tiempo excesivo, ya que al designar responsabilidades, se descongestiona al responsable del sistema y se crea una organización ágil que puede responder en el momento justo y en la que todas las personas están comprometidas con su mejora.